Procurement estratégico también es saber cuándo volver a abrir una puerta
¿Cuándo tiene sentido volver a llamar a un proveedor que en su momento descartamos o dejamos ir?
La respuesta corta: nunca debería ser simplemente porque nos quedamos sin opciones.
En Procurement, solemos invertir una cantidad enorme de tiempo y esfuerzo en identificar, evaluar, negociar y seleccionar proveedores. Sin embargo, pocas veces dedicamos la misma atención a revisar decisiones pasadas y preguntarnos si las condiciones que justificaron una elección en su momento siguen siendo las mismas.
El mercado cambia. Las organizaciones evolucionan. Las necesidades del negocio se transforman y las capacidades de los proveedores también.
5 momentos clave para reabrir una conversación
Desde una perspectiva de Strategic Procurement, volver a tocar la puerta de un proveedor puede ser una jugada altamente estratégica cuando:
1. Cambió nuestra escala o demanda: Nuestro volumen actual justifica condiciones o esquemas operativos que antes eran inviables.
2. El proveedor evolucionó: Desarrolló nuevas tecnologías, integraciones, certificaciones o soluciones que antes no poseía.
3. Gestión de riesgos: Necesitamos diversificar la matriz de suministro y reducir la dependencia de un único actor.
4. Desalineación del proveedor actual: El desempeño de la alternativa elegida dejó de responder a las expectativas o estándares del negocio.
5. Cambio en el contexto económico: La ecuación de costos, los modelos de negocio del sector o el entorno macroeconómico han cambiado.
Pero existe una razón adicional que merece especial atención: cuando los que cambiamos somos nosotros.
El proveedor que hace dos años no tenía la capacidad o la estructura que buscábamos puede haber madurado. De la misma forma, nuestra organización puede haber ajustado sus prioridades. Lo que antes no representaba una oportunidad de colaboración, hoy puede tener un potencial transformador.
La relación que dejamos también importa
Existe una condición fundamental para que esa puerta pueda volver a abrirse: cómo gestionamos la salida o la negativa desde el primer día.
Un proceso de selección opaco, sin comunicación fluida; una negociación donde no existió transparencia, o un cierre abrupto sin feedback profesional, dañan la reputación de la empresa y destruyen la disposición del proveedor a considerar una nueva oportunidad.
Por el contrario:
- Una comunicación clara y oportuna,
- Expectativas bien gestionadas desde el inicio, y
- Un cierre respetuoso con retroalimentación constructiva...
...construyen confianza a largo plazo, incluso cuando la propuesta comercial no resulta elegida.
Redefiniendo el concepto de Customer of Choice
Aquí es donde el concepto de ser un "Cliente Preferido" (Customer of Choice) adquiere su verdadera dimensión.
No se trata únicamente de lograr que los mejores proveedores quieran trabajar con nosotros cuando publicamos una licitación. Se trata de construir un ecosistema y una marca empleadora/compradora donde ambas partes encuentren razones sólidas para volver a colaborar.
Una decisión de Procurement no debería evaluarse únicamente por el resultado de una negociación puntual o el ahorro inmediato de una selección, sino por el valor relacional y las posibilidades estratégicas que deja sembradas para el futuro.
El Strategic Procurement no consiste únicamente en elegir bien. Implica saber cuándo revisar una decisión, reconocer nuevas oportunidades y mantener abiertas las relaciones que generan valor real para ambas partes.
¿Cuándo fue la última vez que reabriste una conversación con un proveedor del pasado y te sorprendió el resultado?
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PATRICIA INES CORRALES ARAMAYO · LinkedIn
Associate Country Analyst — 🇧🇴 Bolivia